È una dichiarazione che riguarda fatti, stati e qualità personali, non compresi nell’elenco delle autocertificazioni, che siano a diretta conoscenza dell’interessato oppure relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza e renda nel proprio interesse. Sostituisce anche l’attestazione di conformità all’originale della copia di un documento conservato o rilasciato da una Pubblica Amministrazione, della copia di una pubblicazione, di titoli di studio, di servizio e di documenti fiscali conservati dai privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
Le domande, comprese quelle per la partecipazione a selezioni e concorsi in tutte le pubbliche amministrazioni, e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici non sono soggette all’autenticazione della sottoscrizione, in quanto sono sottoscritte davanti al dipendente addetto a ricevere la documentazione o inviate con fotocopia del documento d’identità del sottoscrittore.
L’autenticazione delle sottoscrizioni è ancora richiesta per le domande che riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ecc.) da parte di terze persone e per le istanze e dichiarazioni rivolte ai privati.
La dichiarazione di chi non sa o non può firmare, in presenza di un impedimento a sottoscrivere, comunque in grado di intendere e di volere, è raccolta dal pubblico ufficiale che accerta l`identità della persona. La dichiarazione di colui che ha un impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente fino al terzo grado davanti al pubblico ufficiale che dovrà accertare l`identità del dichiarante.
Le amministrazioni sono tenute ad effettuare idonei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini, qualora vengano riscontrate delle irregolarità, verrà informato l`interessato che dovrà regolarizzare o completare la dichiarazione resa. Oltre alle sanzioni previste dall`art. 76 del D.P.R. n. 445/00, la dichiarazione falsa comporterà anche la decadenza dai benefici del provvedimento adottato.
Il dichiarante si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace.